O processo de compra no sistema é composto por seis etapas principais, que vão desde a solicitação até a entrega dos itens. Veja a seguir o fluxo detalhado:

A solicitação é registrada por meio da tela: Ações » Operacional » Solicitação de Compra

Responsável: Supervisor ou Administrativo da Filial (Operação)

Após a solicitação, é necessária a aprovação da demanda, realizada através da tela: Pendências » Compras » Aprovar Demanda de Compra

Responsável: Gestor ou Diretoria

Com a demanda aprovada, a cotação dos itens deve ser realizada de acordo com sua natureza:

Materiais: Pendências » Compras » Cotação de Materiais

Bens: Pendências » Compras » Cotação de Bens

Serviços: Pendências » Compras » Cotação de Serviços

Relatórios » Compras » Mapas de Compra

Com base nas cotações, são gerados os documentos que formalizam a compra:

AF (Autorização de Fornecimento): Ações » Compras » Emissão de AF

OC (Ordem de Compra): Ações » Compras » Ordem de Compra

AS (Autorização de Serviço): Ações » Compras » Autorização de Serviço

Antes da finalização, é necessário registrar as previsões de vencimento dos documentos:

AF: Pendências » AF em Elaboração

OC: Pendências » OC em Elaboração

AS: Pendências » AS em Elaboração

A última etapa é a entrega dos materiais, bens ou serviços, concluindo o processo de compra.

Acompanhamento das Solicitações

Relatórios » Operacional » Compras Solicitadas

Sempre observar na descrição da vaga a classificação da TAC, pois há 5 diferentes tipos de TAC possíveis. Segue a sequência de preferência para natureza do TAC (Termo de Ajuda de Custo):

1- Aluguel; 2- Educação (do colaborador ou do dependente); 3- Saúde (do colaborador ou do dependente); 4- Combustível; 5- Alimentação.

Em todos os casos deve haver a comprovação do gasto que terá ajuda de custo.

Neste exemplo, vamos tratar da TAC de Combustível.

A. Criação do cadastro como fornecedor.

1. Local - Relatório > Compras > Relação de Fornecedores.

a. Lembrete - Também é possível utilizar a barra de pesquisa.

2. Novo Agente - Este campo permitirá criar um novo agente.

3. Tela de cadastros - Preenchendo os dados abaixo e clicando em “Verificar”, as informações do colaborador serão preenchidas automaticamente.

a. Nome completo.

b. Confirmar nome.

c. CPF.

d. Verifique se todos os dados estão corretos.

4. Confirmação - Confirme se todos os dados estão corretos, então basta clicar em “OK” para seguir para o próximo passo

B. Cadastros no Custo Recorrente.

1. Local - Ações > Controladoria > Custo Recorrente.

a. Lembrete - Também é possível utilizar a barra de pesquisa

2. Novo custo Recorrente - Clicar em Novo custo Recorrente.

3. Preenchimento do Custo Recorrente.

a. Especial - Deixar sem preencher.

b. Nome da Contratação - Importante preencher sempre “TAC”, “Tipo” e “Nome Completo do Colaborador”.

c. Tipo - TAC.

d. Grupo Responsável - Preencher com a filial e departamento.

e. Fornecedor - Nome do colaborador completo seguido por sua filial dentro de parentes.

f. Tipo da Solicitação - Preencher a data de vencimento, como padrão usar dia 15 (data que será depositado para o colaborador).

g. Centro de Custo - Preencher o centro de custo do colaborador.

h. Vigência Inicial - Preencher com a data de início de pagamento.

i. Vigência Final - Preencher com a mesma data da Vigência Inicial pois o prazo é indefinido. ( caso o prazo seja definido preencher com a data do fim da vigência).

j. Calcificação Financeira - Selecione o motivo da TAC.

k. Código pelo Fornecedor - Preencher com o motivo da TAC.

l. Descrição - Preencha detalhadamente o motivo da TAC.

m. Observação - Preencher com a informação do valor numérico e por extenso da TAC.

n. Localização de Documento - Não preencher.

o. Inserir - Basta clicar no botão inserir para continuar o procedimento e anexar os documentos.

• Item de lista não ordenadaObservação - Clicando no canto inferior da caixa de texto é possível alterar o tamanho para facilitar a escrita.

Abaixo temos um exemplo do preenchimento da TAC.

7. Documentação - Após terminar o processo anterior, você será direcionado para a tela inicial de pesquisa, aqui é possível ver todas as TAC criadas, basta localizar a TAC.

a. Para fazer a pesquisa basta colocar o “Nome da Contratação” preenchido no passo anterior no “Custo contenha” e clicar em buscar.

b. Para acessar a página onde serão anexados os documentos clique sobre o “Nome”.

8. Separe os documentos descritos abaixo para anexar na TAC.

a. Declaração do funcionário - É necessário que o funcionário escreva uma declaração a próprio punho descrevendo o uso da TAC.

b. Nota de comprovação - Notas fiscais ou extratos do cartão de crédito.

c. Minuta - Imprimir clicando no botão descrito abaixo, assinar com o funcionário e anexar.

9. Anexo de documentos - No final da está localizado o botão para anexar documentação, basta anexar os documentos citados acima.

10. Basta clicar em salvar que está finalizado o processo.

11. Importante avisar o Diretor Administrativo que a TAC já foi inserida via e-mail para que o mesmo tome ciência.