O processo de compra no sistema é composto por seis etapas principais, que vão desde a solicitação até a entrega dos itens. Veja a seguir o fluxo detalhado:

A solicitação é registrada por meio da tela: Ações » Operacional » Solicitação de Compra

Responsável: Supervisor ou Administrativo da Filial (Operação)

Após a solicitação, é necessária a aprovação da demanda, realizada através da tela: Pendências » Compras » Aprovar Demanda de Compra

Responsável: Gestor ou Diretoria

Com a demanda aprovada, a cotação dos itens deve ser realizada de acordo com sua natureza:

Materiais: Pendências » Compras » Cotação de Materiais

Bens: Pendências » Compras » Cotação de Bens

Serviços: Pendências » Compras » Cotação de Serviços

Relatórios » Compras » Mapas de Compra

Com base nas cotações, são gerados os documentos que formalizam a compra:

AF (Autorização de Fornecimento): Ações » Compras » Emissão de AF

OC (Ordem de Compra): Ações » Compras » Ordem de Compra

AS (Autorização de Serviço): Ações » Compras » Autorização de Serviço

Antes da finalização, é necessário registrar as previsões de vencimento dos documentos:

AF: Pendências » AF em Elaboração

OC: Pendências » OC em Elaboração

AS: Pendências » AS em Elaboração

A última etapa é a entrega dos materiais, bens ou serviços, concluindo o processo de compra.

Acompanhamento das Solicitações

Relatórios » Operacional » Compras Solicitadas

Sempre observar na descrição da vaga a classificação da TAC, pois há 5 diferentes tipos de TAC possíveis.

- Aluguel; - Educação (do colaborador ou do dependente); - Saúde (do colaborador ou do dependente); - Combustível; - Alimentação.

Em todos os casos deve haver a comprovação do gasto que terá ajuda de custo.

Neste exemplo, vamos tratar da TAC de Combustível.

Criação do cadastro como fornecedor.

Lembrete - Também é possível utilizar a barra de pesquisa.

• Nome completo.

• Confirmar nome.

• CPF.

• Verifique se todos os dados estão corretos.

• Cadastros no Custo Recorrente.

Lembrete- Também é possível utilizar a barra de pesquisa

• Especial - Deixar sem preencher.

• Nome da Contratação - Importante preencher sempre “TAC”, “Tipo” e “Nome Completo do Colaborador”.

• Tipo - TAC.

• Grupo Responsável - Preencher com a filial e departamento.

• Fornecedor - Nome do colaborador completo seguido por sua filial dentro de parentes.

• Tipo da Solicitação - Preencher a data de vencimento, como padrão usar dia 15 (data que será depositado para o colaborador).

• Centro de Custo - Preencher o centro de custo do colaborador.

• Vigência Inicial - Preencher com a data de início de pagamento.

• Vigência Final - Preencher com a mesma data da Vigência Inicial pois o prazo é indefinido. ( caso o prazo seja definido preencher com a data do fim da vigência).

• Calcificação Financeira - Selecione o motivo da TAC.

• Código pelo Fornecedor - Preencher com o motivo da TAC.

• Descrição - Preencha detalhadamente o motivo da TAC.

• Observação - Preencher com a informação do valor numérico e por extenso da TAC.

• Localização de Documento - Não preencher.

• Inserir - Basta clicar no botão inserir para continuar o procedimento e anexar os documentos.

• Item de lista não ordenadaObservação - Clicando no canto inferior da caixa de texto é possível alterar o tamanho para facilitar a escrita.

Abaixo temos um exemplo do preenchimento da TAC.

• Para fazer a pesquisa basta colocar o “Nome da Contratação” preenchido no passo anterior no “Custo contenha” e clicar em buscar.

• Para acessar a página onde serão anexados os documentos clique sobre o “Nome”.

• Declaração do funcionário - É necessário que o funcionário escreva uma declaração a próprio punho descrevendo o uso da TAC.

• Nota de comprovação - Notas fiscais ou extratos do cartão de crédito.

• Minuta - Imprimir clicando no botão descrito abaixo, assinar com o funcionário e anexar.