A Comprovação de Despesa é utilizada para gerar uma Requisição (RQ) quando um colaborador realiza gastos em nome da empresa e deseja obter o devido reembolso. Os valores comprovados entram como um crédito no extrato do colaborador, refletindo a quantia que deverá ser ressarcida pela empresa.

Um colaborador realiza uma viagem a trabalho e arca com despesas relacionadas à atividade (como alimentação, transporte ou hospedagem). Ao retornar, apresenta os comprovantes dessas despesas para que a empresa realize o reembolso por meio de uma RQ de Comprovação de Despesa.

O colaborador apresenta os comprovantes das despesas realizadas.

É gerada uma RQ de Comprovação de Despesa, que seguirá o fluxo de tramitação normal.

Os valores comprovados são lançados como crédito no extrato do colaborador, caracterizando o reembolso.

O Caixa Transitório é um mecanismo contábil utilizado para o trânsito de valores relacionados a créditos especiais e à baixa de débitos especiais. Ele é empregado, principalmente, em processos de comprovação de despesas, como forma de liquidar a dívida previamente contraída pelo colaborador.

Quando um colaborador recebe uma quantia antecipada para despesas de viagem (por meio de uma RQ de Débito Especial) e, posteriormente, apresenta os comprovantes de gastos (RQ de Comprovação de Despesa), o Caixa Transitório é utilizado para registrar a movimentação de valores entre o débito gerado e sua baixa via comprovação.