• Materiais;
• Bens;
• Serviços.

A Solicitação de Compra só deve ser criada se o solicitante tiver certeza de que o item de fato será necessário na quantidade solicitada e que não se encontra em estoque na sua base ou em nenhuma outra filial que possa compartilhar o item com sua base. Ainda, o solicitante deve ter certeza de que não há um substituto do item em questão, seja similar ou de mesma funcionalidade, que esteja disponível em seu estoque ou no estoque de outra filial.

Informe o item, a quantidade, o valor do budget e a data da necessidade.

Valor do Budget é o valor unitário máximo que se pode gastar com esta compra, de acordo com a estimativa de gasto operacional. Este campo é obrigatório, para que se tenha a informação da previsão do gasto.

A data de necessidade é a data máxima para o recebimento do item. A sugestão do sistema é de 21 dias. Caso seja necessário o item antes de 21 dias, será necessário informar o motivo da urgência.

Após gerada a solicitação de compra, aparecerá a pendência para o setor de Compras relativa aos itens solicitados. A equipe de Compras acessará as telas de Cotação de Materiais, Cotação de Bens ou Cotação de Serviços, para cotar os itens com os fornecedores.

Deve-se estabelecer um limite de compra local pela empresa.

Ações » Operacional » Solicitação de Compra

A compra pode ser de materiais (AF), equipamentos, EPI/EPC, uniformes, bens em geral, material de escritório ou de expediente (OC) ou então algum serviço geral ou manutenção de frota (AS).

Ações » Comercial » Cadastrar Novo Material

Pendências » Compras » Cotação de Materiais Pendências » Compras » Cotação de Bens Pendências » Compras » Cotação de Serviços

Pelo menos 3 fornecedores qualificados devem ser consultados. Quanto maior o volume de compra (previsão de gasto), maior deverá ser o detalhamento na elaboração do Mapa de Compra.

Em paralelo, o gerente ou o diretor da operação deve aprovar a demanda de compra através da tela:

Pendências » Compras » Aprovar Demanda de Compra

IMPORTANTE: A análise deve considerar se há esse item ou similar em estoque, para evitar compra desnecessária.

Observação: caso não aprove o Mapa de Compra, será necessária mais uma rodada de cotação no Mapa de Compra. Dependendo do volume da compra, do detalhamento e do histórico de compras, o Suprimento poderá realizar nova rodada de cotação pela matriz.

O Suprimento encerra o processo de compra através da aprovação do Mapa de Compra.

Com base no Mapa de Compra aprovado, o almoxarifado gera: AF para materiais, OC para bens, AS para serviços.

O gerente ou o coordenador da filial faz a checagem do documento de demanda (AF, OC ou AS) através da tela: Pendências » Operacional » Assinar Documento de Demanda

Com base no Mapa de Compra aprovado, o documento de demanda checado será assinado e assim se tornará um documento de demanda válido.

. A partir desta etapa, a compra está efetivada. Porém ainda é necessário obter a confirmação pelo fornecedor (próxima etapa).

O almoxarifado local deve obter a assinatura do fornecedor no documento de demanda, para comprovar que a compra está efetivada e que o fornecedor está ciente e de acordo com as condições de fornecimento estabelecidas pela empresa. Para simplificar, o fornecedor pode responder por e-mail com a menção: “Ciente e de acordo com as condições da [AF/OC/AS] [1234]” O almoxarifado local deve anexar o aceite do fornecedor no documento de demanda, através da tela: Relatórios » Operacional » Documentos de Demanda Clicar no botão Editar e gerar anotação no documento de demanda com o anexo.

O almoxarifado local precisa acompanhar a entrega dos itens do documento de demanda, através da tela: Pendências » Suprimentos » Recebimento de Entrega

Se for AF, utilizar a tela: Ações » Suprimentos » Entrada de Materiais Se for OC (somente OC de bens controlados geram pendência, pois bens de consumo imediato não possuem controle de entrega), utilizar a tela: Ações » Suprimentos » Inserir Bens Se for AS, na própria tela de Recebimento de Entrega, clicar no botão Editar e clicar no botão “Considerar Executado” para dar confirmação da conclusão do serviço.

Através da tela de edição do documento de demanda, gerar a requisição. Atenção: Não esquecer de submeter a requisição através da tela: Pendências » Requisições em Elaboração