AUTORIZAÇÃO DE FORNECIMENTO (AF):

A Autorização de Fornecimento é gerado para demandar materiais para o estoque.

O cadastro de material deve ter um VMU (Valor Máximo Unitário), que alguns apelidaram de “balizador”. Só é permitido lançar o valor unitário até este limite na AF.

Para que seja feita a compra, deve-se utilizar sempre o Mapa de Compras. Trata-se de uma planilha (modelo fornecido pelo Irineu) em que são lançados os valores obtidos na cotação com pelo menos 3 fornecedores do material. Com base nos valores obtidos na cotação, define-se o fornecedor escolhido para cada material da cotação.

Realizada a cotação, desenhado o Mapa de Compra, enviar ao departamento de Suprimentos, que analisará e dará a aprovação ou ressalva.

Aprovada a compra, o responsável pela compra na filial deve gerar a AF (Autorização de Fornecimento), obter a assinatura do gestor (tela: Pendências » Operacional » Gerencia - Assinar AF) e aguardar a assinatura do departamento de Suprimentos.

Após assinada a AF, enviar ao fornecedor a AF assinada e coletar a assinatura do fornecedor como “de acordo” na AF.

Quando o material chegar à filial, dar entrada do material no estoque, lembrando que é obrigatório que a NF do fornecedor contenha o número da AF no campo “Informações Adicionais” da nota fiscal.

Por fim, após recebido o material, emitir a requisição de pagamento da AF.

No caso de COMPRA EMERGENCIAL, desde que o valor da compra não seja superior ao limite estabelecido pela empresa, é possível utilizar a opção Compra Emergencial, que libera o valor unitário (não precisa atender o balizador) para situações em que a obra não pode parar por problema de falta de algum pequeno material ou acessório.

Se houver necessidade emergencial de valor maior do que o limite estabelecido pela empresa, deve-se obter a autorização do diretor operacional e imediatamente deve ser informado por e-mail a compra efetuada. Em hipótese nenhuma será aceita compra realizada sem a geração do correspondente documento de demanda no mesmo dia da compra emergencial.

Se houver negligência, o transgressor estará sujeito à sanção disciplinar e o prejuízo causado pela compra fora do balizador será cobrado do transgressor.

ORDEM DE COMPRA (OC):

A Ordem de Compra (OC) é gerada para demandar bens ou itens (insumos e objetos) de consumo imediato da filial.

No caso da OC, é fundamental observar a classificação do item. Exemplos de classificações de Consumo Imediato:

Copa e Cozinha (0)
Manutenção de Frota - Peças (0)
Manutenção e Conservação Predial (0)
Material de Expediente (0)

Exemplos de classificações de Bens Controlados:

Aparelho Celular e Smartphone (30)
EPI/EPC (36)
Equipamentos e Máquinas (72)
Ferramentas e Bens de Pequeno Valor - Almoxarifado (1)
Instrumentais e Máquinas (48)
Móveis (60)
Vestuário/Uniforme (24)

Ao final da classificação aparece um número entre parêntesis, que significa a vida útil do item em meses. Caso a vida útil seja zero, isto significa que este item tem consumo imediato, ou seja, não é feito controle do item no inventário da empresa. No caso de item de consumo imediato, não haverá pendência de entrada do item no inventário para que seja feita a geração da requisição de pagamento.

Por exemplo, as compras de consumo e expediente (material de limpeza, papel da impressora etc.) não têm controle de estoque, portanto ao gerar a OC desses itens, a OC fica disponível para geração da requisição de pagamento.

O item de Bens Controlados deve ser lançado no inventário antes da geração da requisição de pagamento da OC.

Caso seja necessário eventualmente pagar algum valor antes do fornecimento do item (de bens controlados), só será permitido pagar via Adiantamento a Fornecedor, com a justificativa no resumo da requisição. O valor adiantado será automaticamente abatido de qualquer requisição de pagamento de despesa gerado posteriormente ao mesmo fornecedor.

No caso de recebimento parcial dos itens da OC, a OC original deve ser desmembrada entre a OC entregue e a OC que ficará para entrega posterior.

Compras até o limite estabelecido pela empresa podem ser assinadas diretamente pelo gestor da filial. Valores acima deste limite devem ter a assinatura do Suprimentos (matriz).

AUTORIZAÇÃO DE SERVIÇO (AS):

A Autorização de Serviço (AS) é gerada para demandar serviços em geral.

Exemplo: manutenção de frota, conserto predial, hospedagem em hotel.

Pesquisar preço, cotar com pelo menos 3 fornecedores.

No caso de manutenção de frota, é permitido a filial demandar serviço no valor até o limite estabelecido pela empresa diretamente na filial, desde que mediante análise de valor do serviço dentro do valor de mercado. Valores acima disso devem ser enviados para assinatura do Suprimentos.

CUSTO RECORRENTE (CR):

Não confundir a demanda com o contrato mensal. O caso de um contrato mensal, como por exemplo, aluguel, fornecimento de água, luz, telefone, internet, segurança etc. deve ser via CR (Custo Recorrente).

O Custo Recorrente deve ser lançado pela filial e as previsões são lançadas pelo diretor administrativo (Guilherme).

Ao lançar um CR sempre observar o seguinte:

1- O nome do CR deve ser específico. Exemplo: Aluguel Barracão Passos-MG.

2- Não precisa segregar por departamento no caso de filial. No caso de matriz, deve segregar pelo departamento.

3- A vigência final de contrato por tempo Indeterminado o último dia do ano seguinte quando estamos no segundo semestre.

4- A descrição do CR deve ser genérica, não específica de um mês, pois a descrição será usada em todas as requisições e contas geradas a partir do CR.

5- O campo Observação deve conter a informação do valor médio mensal, para que o diretor administrativo possa lançar as previsões do CR.

6- Observações temporais e específicas sobre o CR devem ser lançadas através de Anotação. Exemplo: Chave do imóvel entregue hoje (03/07/2020).

7- IMPORTANTE: sempre anexar o contrato ou a conta de consumo (fatura) no CR, pois é o documento evidencia e define esse custo recorrente.