Esta tela mostra os documentos de demanda (AF, OC, AS) ativos cuja data de alerta de cobrança tenha expirado.

Explicação: toda vez que um documento de demanda é criado, deve-se informar a data do alerta de cobrança. A partir dessa data o documento de demanda ficará pendente na tela de Desativar Documento de Demanda.

O documento de demanda é desativado assim que é gerada uma requisição para pagamento. E tornará pendente de novo, caso a requisição de pagamento seja excluída.

PROCEDIMENTO DE COMPRA: Deve-se estabelecer um limite de compra local pela empresa.

Segue abaixo o Procedimento de Compras, para compras acima do limite local:

1- A operação da filial (supervisão, coordenação, gerência ou administração) solicita a compra através da tela: Ações » Operacional » Solicitação de Compra

A compra pode ser de materiais para obra (AF), equipamentos, EPI/EPC, uniformes, bens em geral, material de escritório ou de expediente (OC) ou então algum serviço (AS).

Caso a operação da filial não encontre o material no cadastro para solicitar a compra, deve solicitar o cadastro do novo material através da tela:

Ações » Operacional » Cadastrar Novo Material

2- O almoxarifado local faz a cotação, usando as 3 telas abaixo, de acordo com a natureza do item solicitado:

Pendências » Suprimentos » Cotação de Materiais Pendências » Suprimentos » Cotação de Bens Pendências » Operacional » Cotação de Serviços

3- O almoxarifado local elabora o Mapa de Compra e abre o ticket de Compra.

Pelo menos 3 fornecedores qualificados devem ser consultados. Quanto maior o volume de compra, maior deverá ser o detalhamento na elaboração do Mapa de Compra.

4- O departamento de Suprimentos na matriz (chamado Suprimento) faz a análise do Mapa de Compra.

Observação: caso não aprove o Mapa de Compra, retorna o Mapa de Compra para o almoxarifado local (etapa anterior). Dependendo do volume da compra, do detalhamento e do histórico de compras, o Suprimento poderá realizar nova rodada de cotação pela matriz.

5- O Suprimento aprova o Mapa de Compra: O Suprimento encerra o ticket com a aprovação do Mapa de Compra.

6- O almoxarifado local gera o documento de demanda: Com base no Mapa de Compra aprovado, o almoxarifado gera: AF para materiais, OC para bens, AS para serviços.

7- Gestor da filial checa o documento de demanda gerado: O gerente ou o coordenador da filial faz a checagem do documento de demanda (AF, OC ou AS) através da tela:

Pendências » Operacional » Assinar Documento de Demanda

8- Gestão de Suprimentos assina o documento de demanda: Com base no Mapa de Compra aprovado, o documento de demanda checado será assinado e assim se tornará um documento de demanda válido.

9- O almoxarifado local envia o documento de demanda para o fornecedor: A partir desta etapa, a compra está efetivada. Porém ainda é necessário obter a confirmação pelo fornecedor (próxima etapa).

10- O almoxarife local obtém o aceite do fornecedor:

O almoxarifado local deve obter a assinatura do fornecedor no documento de demanda, para comprovar que a compra está efetivada e que o fornecedor está ciente e de acordo com as condições de fornecimento estabelecidas pela empresa. Para simplificar, o fornecedor pode responder por e-mail com a menção: “Ciente e de acordo com as condições da [AF/OC/AS] [1234]”

O almoxarifado local deve anexar o aceite do fornecedor no documento de demanda, através da tela:

Relatórios » Operacional » Documentos de Demanda

Clicar no botão Editar e gerar anotação no documento de demanda com o anexo.

11- O almoxarifado local monitora a entrega: O almoxarifado local precisa acompanhar a entrega dos itens do documento de demanda, através da tela:

Pendências » Suprimentos » Recebimento de Entrega

12- O almoxarifado local dá entrada dos itens do documento de demanda.

Se for AF, utilizar a tela:

Ações » Suprimentos » Entrada de Materiais

Se for OC (somente OC de bens controlados geram pendência, pois bens de consumo imediato não possuem controle de entrega), utilizar a tela:

Ações » Suprimentos » Inserir Bens

Se for AS, na própria tela de Recebimento de Entrega, clicar no botão Editar e clicar no botão “Considerar Executado” para dar confirmação da conclusão do serviço.

13- O almoxarifado local (ou administrativo local) faz a programação do pagamento: Através da tela de edição do documento de demanda, gerar a requisição.

Atenção: Não esquecer de submeter a requisição através da tela:

Pendências » Requisições em Elaboração