Etapas do Processo:

ORC – Orçamentação: O processo orçamentário corresponde à apresentação detalhada dos itens para execução de atividades, contendo mão de obra com ou sem materiais. As atividades e os materiais tabelados são previamente descritos e valorados.

AGL – Aguardando Liberação: Etapa em que a obra aguarda a aprovação do orçamento para entrar em execução. É necessário acrescentar no cadastro da obra as informações “data de início”, “data de alerta”, “data de aceite” e “número de aceite” para liberar sua execução.

O agrupamento da obra determina sua natureza: eventual ou mensal. Natureza Eventual Todas as obras e atividades que ocorrem por demanda. Natureza Mensal Valores definidos como mensalidades durante a vigência do contrato.

Obra Chave A Obra CHAVE representa o contrato como um todo, ou seja, é a obra principal do contrato.

Obra Mensal O Obra Mensal representa o conjunto de todos os valores cobrados mensalmente do cliente.

EXE – Execução: A fase de execução se divide em duas linhas de tratamento: serviços e materiais.

Materiais: A tratativa dos materiais orçados para execução de uma obra estabelece o vinculo entre o módulo operacional e o módulo logístico.

Emitir POR: A Previsão Operacional de Retirada (POR) é o documento emitido para suprir em tempo hábil os materiais necessários. A POR define os itens, as quantidades e o responsável pela aplicação dos materiais na obra orçada.

Analisar estoque: Através da análise do estoque é possível comprar apenas aquilo que foi demandado através de orçamentos. A possibilidade de existirem sobras disponíveis recomenda uma avaliação prévia antes da solicitação de novas compras. Também em situações de prazos de obra incompatíveis com o prazo de fornecimento, é recomendável a análise sobre os materiais em estoque empenhados para outros centros de custo ou reservados para outras obras.

Liberar material: A liberação de material é o ato de torná-lo disponível no estoque. A liberação constitui-se na retirada do empenho do material em estoque. Materiais empenhados podem ser liberados ou realocados para outros centros de custo, dependendo da necessidade.

Empenhar material: Direcionamento de materiais disponíveis para um determinado centro de custo.

Solicitar compra: Solicitação de itens que faltam no estoque através de POR durante o procedimento de despacho ou através da opção de Solicitação de Compra (SC). Nas duas opções, pode ser gerada uma solicitação de cotação para fornecedores.

Cotação: A cotação define qual fornecedor, quando atender, quanto deve ser comprado e condições de pagamento referentes ao material solicitado. O material será enviado pelo fornecedor após a emissão da Autorização de Fornecimento (AF).

Autorizar fornecimento: A Autorização de Fornecimento (AF) finaliza o processo de cotação e determina condições negociadas para fornecimento. Devem constar: os preços negociados para cada item, a forma de pagamento, o prazo de entrega, o local de entrega e em quais centros de custo serão empenhados.

Entrada de material: O registro da nota fiscal de entrada dos materiais disponibiliza o material no estoque.

Retirar materiais: A Autorização de Retirada de Material (ARM) permite ao responsável pela execução da obra retirar os materiais solicitados. A finalização da ARM direciona automaticamente ao almoxarife os materiais que devem ser selecionados para a retirada efetiva. É possível gerar uma ARM através da POR (Previsão Operacional de Retirada) através do procedimento de Despachar POR.