Início » Pendências » Compras
Cotação de Bens
Esta tela serve para fazer a cotação de Solicitações de Compra do tipo Bem.
Para isso, basta marcar as Solicitações de Compra que se deseja cotar e gerar um Mapa de Compras. A partir desse mapa de compras é possível selecionar fornecedores para fazer cotação dos serviços necessários.
Ao adicionar os fornecedores no Mapa de Compras e disparar uma rodada de cotação, os fornecedores receberão um e-mail contendo um link para preencher a cotação. Após o encerramento da rodada, os vencedores (fornecedores com menor preço) são selecionados automaticamente pelo sistema. É possível fazer uma nova rodada de cotação ou fechar o mapa de compras.
Ao fechar o mapa de compras, ele ficará disponível para gerar OC.
PROCEDIMENTO DE COMPRA: Deve-se estabelecer um limite de compra local pela empresa.
Segue abaixo o Procedimento de Compras, para compras acima do limite local:
1- A operação da filial (supervisão, coordenação, gerência ou administração) solicita a compra através da tela: Ações » Operacional » Solicitação de Compra
A compra pode ser de materiais para obra (AF), equipamentos, EPI/EPC, uniformes, bens em geral, material de escritório ou de expediente (OC) ou então algum serviço (AS).
Caso a operação da filial não encontre o material no cadastro para solicitar a compra, deve solicitar o cadastro do novo material através da tela:
Ações » Operacional » Cadastrar Novo Material
2- O almoxarifado local faz a cotação, usando as 3 telas abaixo, de acordo com a natureza do item solicitado:
Pendências » Suprimentos » Cotação de Materiais Pendências » Suprimentos » Cotação de Bens Pendências » Operacional » Cotação de Serviços
3- O almoxarifado local elabora o Mapa de Compra e abre o ticket de Compra.
Pelo menos 3 fornecedores qualificados devem ser consultados. Quanto maior o volume de compra, maior deverá ser o detalhamento na elaboração do Mapa de Compra.
4- O departamento de Suprimentos na matriz (chamado Suprimento) faz a análise do Mapa de Compra.
Observação: caso não aprove o Mapa de Compra, retorna o Mapa de Compra para o almoxarifado local (etapa anterior). Dependendo do volume da compra, do detalhamento e do histórico de compras, o Suprimento poderá realizar nova rodada de cotação pela matriz.
5- O Suprimento aprova o Mapa de Compra: O Suprimento encerra o ticket com a aprovação do Mapa de Compra.
6- O almoxarifado local gera o documento de demanda: Com base no Mapa de Compra aprovado, o almoxarifado gera: AF para materiais, OC para bens, AS para serviços.
7- Gestor da filial checa o documento de demanda gerado: O gerente ou o coordenador da filial faz a checagem do documento de demanda (AF, OC ou AS) através da tela:
Pendências » Operacional » Assinar Documento de Demanda
8- Gestão de Suprimentos assina o documento de demanda: Com base no Mapa de Compra aprovado, o documento de demanda checado será assinado e assim se tornará um documento de demanda válido.
9- O almoxarifado local envia o documento de demanda para o fornecedor: A partir desta etapa, a compra está efetivada. Porém ainda é necessário obter a confirmação pelo fornecedor (próxima etapa).
10- O almoxarife local obtém o aceite do fornecedor:
O almoxarifado local deve obter a assinatura do fornecedor no documento de demanda, para comprovar que a compra está efetivada e que o fornecedor está ciente e de acordo com as condições de fornecimento estabelecidas pela empresa. Para simplificar, o fornecedor pode responder por e-mail com a menção: “Ciente e de acordo com as condições da [AF/OC/AS] [1234]”
O almoxarifado local deve anexar o aceite do fornecedor no documento de demanda, através da tela:
Relatórios » Operacional » Documentos de Demanda
Clicar no botão Editar e gerar anotação no documento de demanda com o anexo.
11- O almoxarifado local monitora a entrega: O almoxarifado local precisa acompanhar a entrega dos itens do documento de demanda, através da tela:
Pendências » Suprimentos » Recebimento de Entrega
12- O almoxarifado local dá entrada dos itens do documento de demanda.
Se for AF, utilizar a tela:
Ações » Suprimentos » Entrada de Materiais
Se for OC (somente OC de bens controlados geram pendência, pois bens de consumo imediato não possuem controle de entrega), utilizar a tela:
Ações » Suprimentos » Inserir Bens
Se for AS, na própria tela de Recebimento de Entrega, clicar no botão Editar e clicar no botão “Considerar Executado” para dar confirmação da conclusão do serviço.
13- O almoxarifado local (ou administrativo local) faz a programação do pagamento: Através da tela de edição do documento de demanda, gerar a requisição.
Atenção: Não esquecer de submeter a requisição através da tela:
Pendências » Requisições em Elaboração